GTDの5つのステップ (ストレスフリーの仕事術より)

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則 先日紹介した「ストレスフリーの仕事術」の最後にGTDのステップのまとめが書いてあるので、自分のためにもメモしておきます。
 
■GTDの5つのステップ
ステップ1 収集する
 ・あなたの注意をひくものすべてを、ひとつ残らず「in-box」に入れてしまおう。
  決して頭で覚えておこうなどと思ってはいけない。
  (書類受けやメールの受信箱、メモ帳、ボイスレコーダーなど)
 ・定期的にレビューしてつねに空にするように心がけよう
ステップ2 処理する
 ・「in-box」からひとつずつやるべきことを取り出す
 ・それについて行動を起こすかどうか決める。
 ・行動を起こさない、と決めたら捨ててしまうか、資料として保存しておくか、「いつかやる」リストなどに転記しておしまいにする。
 ・行動を起こすべきと決めたら、「次にとるべき具体的な行動」を決める
 ・今すぐ自分でやるか、人に任せるか、あとでやるかを決める。
 ・簡単に決まらないようだったら「プロジェクト」リストに転記しておしまいにする
ステップ3 整理する
 ・あとで取り出したり、レビューしたりできる適当なカテゴリーに分ける
  ・プロジェクト(複数のアクションが必要なもの)
  ・カレンダー(特定の日時にやらなくてはいけないもの)
  ・次にとるべき行動(空き時間に片付けるもの)
  ・連絡待ち(ほかのだれかに任せたもの)
 ・必要ならば状況ごとにこれらのリストをさらに分類する(電話、コンピュータ、家等)
 ・判断基準に迷ったときに使える、長期的な目標や価値観のリストを作っておく。
 ・必要ならば使いまわしのきくチェックリストを作っておく
 ・いつでも参照可能なように「資料」フォルダを整理しておく
 ・リマインダーの仕組みを作っておく
ステップ4 レビューする
 ・カレンダーと「次にとるべき行動」リストを毎日見直す
 ・週次レビューを絶対に行わなくてはいけない
 ・長期的な目標や計画、自分の価値観を、必要と思われる頻度でレビューする
ステップ5 実行する
 ・「次にとるべき行動」リストを見直し、現在の状況、持ち時間、エネルギーレベル、優先順位を考慮して行動に移す
 ・適切なリマインダーを設定することで、その場の自分の意思決定に自信が持てるようにする
 ・「自分がなぜそれをやっているのか」をつねに意識することによって、正しい選択を心がける。
■行動につなげるための5つのステップ
1.目的、判断基準を決めよう
2.望ましい結果をイメージしよう
3.ブレーンストーミング
4.考えうるオプションを整理しよう
5.次にとるべき行動は?
・必要ならば、プロジェクトを違うレベルから見てみよう
・このステップは頭の中がすっきりするまで何度でも行ってみよう
■週次レビューのやり方
・ちらかっている紙をまとめよう
・メモ用紙の処理をしよう
・頭をからっぽにしよう
・「次にとるべき行動」リストを見直そう
・「連絡待ち」リストを見直そう
・「プロジェクト」リストを見直そう
・過去のカレンダーを見直そう
・今週のカレンダーを見直そう
・チェックリストをすべて見直そう
・「いつかやる/多分やる」リストを見直そう
・他にあるかな?